Politica privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal pentru utilizarea Asistentului SARO

Prin utilizarea Asistentului SARO și prin confirmarea că ai citit prezenta Politică privind prelucrarea datelor cu caracter personal, confirmi că ai fost informat cu privire la modul în care îți sunt prelucrate datele în contextul utilizării SARO și că prelucrarea acestora se realizează în conformitate cu această Politică. In cazul in care nu esti de acord cu prevederile prezentei Politici, nu vei putea accesa și utiliza SARO.

Dacă alegi să utilizezi serviciile Asistentului SARO, iți exprimi acordul privind faptul ca utilizarea sa presupune sa fi contactat de SARO prin una dintre platformele de mesagerie asociate SARO (WhatsApp, Discord, Telegram etc.).

Dacă nu îți dorești să fii contactat astfel, te rugăm să nu optezi pentru utilizarea Asistentului SARO.

Această Politică este menită să-ți prezinte cât mai clar și transparent felul în care sunt prelucrate datele tale cu caracter personal de către noi (ADC), în calitate de Operator de date personale.

I. IDENTITATEA OPERATORULUI

Datele tale cu caracter personal sunt prelucrate de ASOCIAȚIA DIGITAL COMMUNITIES („ADC”), cu sediul în Str. Industriilor nr. 56, bl. 6, sc. B, et. 2, ap. 99, Sector 3, București, cod fiscal 34176347, înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor sub nr. 22/24.02.2015, în calitate de operator de date personale prelucrate în contextul accesării și utilizării Asistentului SARO.

SARO este un serviciu furnizat direct utilizatorilor, independent de orice instituție altă entitate terță. Relația privind prelucrarea datelor are loc exclusiv între utilizator (sau părintele/tutorele legal, unde este cazul) și ADC.

II. DEFINIȚII

În sensul prezentei Politici:

• SARO – chatbot bazat pe inteligență artificială care are rolul unui asistent motivațional în procesul tău personal de învățare.
• Operator – entitatea care stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal (ADC).
• Persoană vizată – orice persoană fizică identificată sau identificabilă ale cărei date sunt prelucrate de operator (Utilizator SARO).
• Date cu caracter personal – orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă.
• Categorii speciale de date – date privind sănătatea, opiniile politice, orientarea sexuală, originea etnică, convingeri religioase, date genetice/biometrice etc.
• Prelucrare – orice tip de operațiune efectuată asupra datelor (colectare, stocare, utilizare, consultare, transmitere, ștergere etc.).
• Creare de profiluri – orice prelucrare automată a datelor destinată să evalueze aspecte personale (ex.: preferințe educaționale, stil de comunicare).
• Input – orice informație pe care Utilizatorul o comunică voluntar către SARO: text, imagini, fișiere, linkuri, selecții de meniu etc.
• Output – orice răspuns generat de SARO, fie ca reacție la un Input sau în mod proactiv.
• Utilizator SARO – persoana fizică cu vârsta de minimum 13 ani care accesează și utilizează SARO; pentru 13–15 ani este necesar acordul verificabil al părintelui/tutorelui legal.

III. DATE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCRĂM. SCOPUL ȘI TEMEIUL LEGAL AL PRELUCRĂRII

În continuare, îți prezentăm categoriile de date pe care le putem prelucra, scopurile pentru care le prelucrăm și temeiurile legale aplicabile.

1. Date colectate direct de la Utilizatorul SARO

A. DATE DE IDENTIFICARE SI CONTACT

• Număr de telefon
• ID de utilizator din platformele de mesagerie (WhatsApp, Telegram, Discord)
• Nume și prenume (dacă sunt furnizate voluntar)
• Vârsta (pentru verificarea eligibilității)

Scopuri:

• furnizarea serviciului SARO;
• contactarea ta pe platformele de mesagerie prin care funcționezi;
• verificarea eligibilității și, unde este cazul, a consimțământului parental.

Temeiuri legale:

• art. 6(1)(b) GDPR – executarea contractului;
• art. 6(1)(f) GDPR – interes legitim al operatorului (securitate, prevenirea abuzurilor);
• art. 6(1)(a) GDPR – consimțământ (ex.: consimțământ parental).

B. DATE PRIVIND INTERACȚIUNEA CU SARO

• Conținutul conversațiilor tale (Input)
• Istoricul interacțiunii tale cu SARO
• Orice alt tip de date furnizate voluntar în conversație (preferințe, rutine, clasa, școala, context educațional, etc.)

Scopuri:

• furnizarea serviciului SARO;
• personalizarea experienței;
• ajustarea mesajelor motivaționale;
• îmbunătățirea sistemului și analiza performanței;
• investigarea încercărilor de abuz sau încălcări ale T&C.

Temeiuri:

• art. 6(1)(b) GDPR – executarea contractului;
• art. 6(1)(f) – interes legitim al operatorului.

C. IMAGINI / DOCUMENTE / FIȘIERE TRIMISE VOLUNTAR

Acestea pot conține date cu caracter personal, în funcție de conținutul acestora.

Scopuri:

• oferirea funcționalității SARO (ex. analiză bazată pe imagine, doar dacă este oferită de sistem);
• securitate și prevenirea abuzurilor;
• îmbunătățirea funcțiilor serviciului.

IMPORTANT:

Imaginile trimise nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială.

Dacă în viitor se va introduce antrenarea pe bază de imagini, vom solicita consimțământ explicit și vom actualiza politica.

Temeiuri legale:

• art. 6(1)(b) GDPR – executarea contractului;
• art. 6(1)(f) GDPR – interes legitim al operatorului.

D. DATE TEHNICE

• date privind utilizarea (ora interacțiunii, frecvența, erori);
• metadate furnizate de platforma de mesagerie.

Scopuri:

• funcționarea tehnică;
• analiza performanței;
• securitate.

Temei legal: art. 6(1)(f) GDPR – interesul legitim al operatorului.

2. Scopuri suplimentare ale prelucrării

A. Mesajele proactive trimise de SARO

Dupa o perioada de inactivitate, Asistentul SARO poate trimite mesaje pentru a te menține conectat la procesul de învățare.

Temei legal: art. 6(1)(f) GDPR – interesul legitim al operatorului.

Poți opri astfel de mesaje oricând, direct din conversație, trimițând Asistentului SARO mesajul “Nu vreau să mai primesc mesaje”.

3. Date sensibile și interdicții

Nu colectăm și nu procesăm în mod intenționat date sensibile si/sau date personale speciale așa cum sunt enumerate in art. 9 GDPR.

Dacă trimiți astfel de date personale in mod accidental, acestea nu sunt utilizate pentru antrenare și pot fi șterse la cerere.

Ești rugat să eviți furnizarea datelor sensibile sau a celor fără legătură cu activitatea educațională.

4. Interacțiunea prin platforme de mesagerie

Asistentul SARO funcționează la acest moment in mod exclusiv prin intermediul unei aplicații terțe de mesagerie.

Fiecare astfel de platformă are propria politică de confidențialitate, iar ADC nu controlează prelucrările efectuate de acestea.

Accesarea platformelor de mesagerie este exclusiv responsabilitatea utilizatorului si se supune regulilor acestora.

5. Notă privind antrenarea modelelor AI

Datele tale nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor AI în prezent, cu excepția situațiilor de analiză și îmbunătățire a funcționalităților SARO, în formă anonimizată.

Dacă în viitor se va intenționa folosirea datelor în mod identificabil pentru antrenarea modelelor AI, vom solicita un consimțământ explicit pentru acest scop.

IV. PROFILĂRI ȘI PROCESE DECIZIONALE AUTOMATE

Te informăm că, în vederea atingerii scopurilor și obiectivelor SARO (astfel cum sunt acestea prezentate în Termenii și Condițiile de Utilizare SARO și în prezenta Politică), respectiv pentru personalizarea experienței tale cu SARO, putem crea profiluri automate pe baza datelor tale cu caracter personal și putem desfășura procese decizionale automate limitate.

În special, SARO poate analiza:

1. Stilul tău de comunicare, pentru a adapta tonul, ritmul și tipul de mesaj pe care ți-l trimite.
2. Preferințele și interesele tale educaționale, astfel încât conversațiile cu SARO să fie mai relevante, mai motivante și mai atractive.
3. Nivelul de activitate / implicare

SARO poate transmite mesaje proactive atunci când observă perioade prelungite de inactivitate, în scopul menținerii motivației educaționale. Poți opri oricând aceste mesaje trimițând Asistentului SARO mesajul „STOP”.

Profilurile tale sunt create în mod automat, folosind modele statistice și mecanisme de inteligență artificială. Obiectivul exclusiv al acestor profilări este să îmbunătățească modul în care SARO comunică cu tine.

IMPORTANT:

– aceste profilări nu produc efecte juridice asupra ta;

– nu te pot afecta într-o măsură semnificativă;

– nu sunt utilizate pentru evaluări educaționale, note sau clasificări academice.

Dacă dorești, poți solicita:

• intervenție umană asupra unei prelucrări automate,
• exprimarea punctului tău de vedere,
• opoziție față de profilare.

Aceste drepturi pot fi exercitate prin transmiterea unei solicitări la adresa legaloffice@digitalnation.ro, in condițiile menționate in secțiunea de drepturi ale persoanelor vizate de mai jos.

V. RESTRICTII PRINVIND DATELE SPECIALE SI DATELE MINORILOR

Nu solicitam, nu colectăm și nu prelucrăm în mod intenționat categorii speciale de date cu caracter personal (ex.: date privind sănătatea, orientarea sexuală, convingerile religioase, opiniile politice etc.).

Dacă, din greșeală sau neatenție, transmiți către Asistentul SARO astfel de date personale sensibile (inclusiv imagini care le-ar putea dezvălui):

• acestea nu sunt utilizate pentru antrenarea modelelor AI;
• putem proceda la ștergerea lor la solicitare;
• te rugăm să eviți transmiterea de astfel de date.

Referitor la utilizatorii Asistentului SARO, acesta poate fi accesat și utilizat doar de persoane:

• cu vârsta de minimum 13 ani,
• iar pentru persoanele cu vârsta între 13 și 16 ani – numai dacă există un acord verificabil al părintelui sau tutorelui legal.

Prin acceptarea condițiilor de utilizare ale Asistentului SARO, confirmi pe proprie răspundere că ai vârsta minimă necesară.

Dacă descoperim că un utilizator are varsta mai mica de 13 ani, sau nu are un acord parental valabil in cazul in care are vârsta între 13 și 16 ani,vom proceda la ștergerea imediată a datelor colectate si restricționarea accesului acestui utilizator la SARO.

Luăm toate măsurile rezonabile pentru a verifica declarația privind vârsta reală, dar nu putem fi responsabili pentru datele false sau incomplete furnizate de utilizatori.

VI. PERIOADA DE STOCARE A DATELOR TALE CU CARACTER PERSONAL

Datele tale cu caracter personal vor fi prelucrate și stocate atât timp cât este necesar pentru a îndeplini scopurile prezentate în această Politică sau pentru perioada prevăzută de legislația în vigoare.

Astfel:

1. Datele sunt păstrate pe toată durata utilizării Asistentului SARO.
2. După încetarea interacțiunilor tale cu Asistentul SARO, datele vor fi păstrate pentru o perioadă de maximum 12 luni, cu excepția cazului în care legea impune un termen mai lung.
3.  După expirarea acestei perioade, datele vor fi șterse sau anonimizate; datele anonime vor fi folosite doar în scopuri de analiză, securitate sau cercetare statistică.

În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământ (de exemplu, in baza unui acord parental), datele pot fi păstrate până la retragerea consimțământului.

VII. SURSA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În principal, prelucrăm:

• datele furnizate direct de tine în conversațiile cu SARO (Input),
• date tehnice generate automat de platformele prin care accesezi SARO (WhatsApp/Telegram/Discord),
• date furnizate în procesul de verificare a consimțământului parental.

Datele cu caracter personal prelucrate în contextul utilizării SARO provin, în principal, direct de la utilizator, prin interacțiunea acestuia cu SARO sau prin informațiile furnizate voluntar în cadrul utilizării serviciului.

În anumite contexte, instituțiile de învățământ pot avea posibilitatea de a transmite către ADC date cu caracter personal ale utilizatorilor, exclusiv în situațiile în care aceste instituții aleg să pună la dispoziție astfel de date în mod legal, în baza unui temei juridic adecvat și cu respectarea obligațiilor de informare aplicabile.

Astfel de date pot include, după caz, informații privind rezultatele educaționale (precum note, calificative sau scoruri), care pot fi utilizate de SARO pentru personalizarea experienței educaționale.

ADC nu colectează date în mod automat din sisteme sau platforme educaționale externe și nu agregă date despre activitatea utilizatorului din alte sisteme, în afara situațiilor în care aceste date sunt puse la dispoziție în mod legal de către utilizator sau, după caz, de către instituții de învățământ.

Te rugăm să nu ne transmiți date personale ale altor persoane sau date care nu sunt necesare pentru folosirea SARO.

Dacă transmiți accidental date care nu sunt necesare, te rugăm să ne informezi pentru a lua măsurile corespunzătoare.

VIII. CUI DEZVĂLUIM DATELE TALE CU CARACTER PERSONAL. DESTINATARI

Pentru îndeplinirea scopurilor prezentate, putem dezvălui datele tale următoarelor categorii de destinatari:

1. Persoane împuternicite de operator

De exemplu:

• furnizori de servicii IT,
• furnizori de infrastructură AI,
• furnizori de hosting,
• furnizori de servicii de analiză tehnică,
• consultanți în securitate cibernetică.

Acești parteneri procesează datele doar în scopurile instruite de ADC și în condiții stricte de confidențialitate.

2. Furnizori de platforme de mesagerie

Pentru că SARO funcționează prin aplicatii de tipul WhatsApp,Telegram sau Discord, datele tale pot fi prelucrate și de acești furnizori conform politicilor proprii iar ADC nu controlează in niciun mod aceste prelucrări de date personale.

3. Autorități și instituții publice 

Îți putem dezvălui datele către autoritățile si/sau instituțiile publice doar dacă există o obligație legală expresă in acest sens sau primim o solicitare legala de la o astfel de instituție.

4. Alte entități

În contextul necesitații apărării unui drept în instanță, putem dezvălui datele tale consilierilor noștri juridici, avocaților si instanțelor de judecata, dacă o astfel de dezvăluire este necesara pentru protejarea drepturilor și intereselor ADC sau ale altor persoane.

5. Transferuri internaționale

Ca regula de baza, datele Asistentului SARO sunt prelucrate pe teritoriul Uniunii Europene sau al Spațiului Economic European. Cu toate acestea, in cazul in care se impune un transfer de date în afara SEE, procedam la utilizarea măsurilor adecvate de protecție pentru transferuri internaționale conform cerințelor GDPR (transferuri de date către state al căror nivel de protecție este recunoscut de Comisia Europeana, clauze contractuale standard ale Comisiei Europene si garanții adecvate de securitate a datelor).

IX. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

În calitate de persoană vizată, ai o serie de drepturi cu privire la datele tale cu caracter personal conform prevederilor art. 15-21 GDPR. Înțelegerea și exercitarea acestor drepturi este esențială pentru garantarea protecției tale.

Mai jos sunt enumerate drepturile pe care le ai potrivit GDPR:

1. Dreptul de a fi informat

Această Politică furnizează informațiile la care ai dreptul conform legislației în vigoare. Poți solicita oricând detalii suplimentare privind prelucrarea datelor tale.

2. Dreptul de acces la datele prelucrate

Ne poți solicita confirmarea faptului că prelucrăm datele tale cu caracter personal si poți solicita o copie a datelor tale prelucrate de noi. Răspunsul va fi furnizat în termen de maximum o lună, in mod gratuit, cu posibilitatea prelungirii termenului de răspuns cu două luni pentru cazurile complexe.

3. Dreptul la rectificarea datelor

Dacă datele tale sunt inexacte sau incomplete, poți solicita rectificarea sau completarea lor. Vom transmite modificările persoanelor terțe care au primit datele tale, acolo unde este cazul.

4. Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

Poți solicita ștergerea datelor tale în anumite situații, inclusiv:

• când datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate,
• când te opui prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze,
• când datele sunt prelucrate ilegal,
• când ștergerea datelor este impusă de lege.

Există si situații în care nu putem da curs unei solicitări de ștergere a datelor, de exemplu atunci când exista o obligație legală de a le păstra sau atunci când sunt necesare pentru apărarea unui drept în instanță.

5. Dreptul la restricționarea prelucrării datelor

Poți solicita păstrarea datelor tale, dar limitarea prelucrării acestora, de exemplu:

• dacă dorești verificarea exactității datelor,
• dacă te opui prelucrării,
• dacă datele nu mai sunt necesare, dar dorești păstrarea lor pentru o cerere legală.

6. Dreptul la portabilitatea datelor

Poți solicita transferul datelor tale către tine sau către un alt operator, într-un format structurat, folosit în mod curent și care poate fi citit automat.

7. Dreptul la opoziție

Te poți opune oricând:

• prelucrărilor bazate pe interesul legitim (de ex. profilare limitată, mesaje proactive),
• proceselor automate care te vizează.

În cazul exercitării dreptului la opoziție, prelucrarea va înceta, cu excepția situației în care există motive legitime și imperioase care prevalează asupra solicitării tale.

8. Dreptul de a nu fi supus unei decizii automate semnificative

SARO nu ia decizii automate care produc efecte juridice sau semnificative asupra ta. Ai dreptul de a solicita intervenție umană, de a-ți exprima punctul de vedere și de a contesta o astfel de decizie dacă ar apărea.

9. Dreptul de a depune plângere la Autoritatea de Supraveghere

Dacă consideri că drepturile tale au fost încălcate, te poți adresa:

Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

Bd. General Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, București

E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

Telefon: +40.318.059.211 / +40.318.059.212

10. Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ (de ex. acord parental), îl poți retrage oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Retragerea se poate face prin:

• trimiterea unei solicitări prin email la adresa legaloffice@digitalnation.ro,  sau
• folosind mecanismul digital pus la dispoziție în platforma de mesagerie (acolo unde este disponibil).

X. EXERCITAREA DREPTURILOR PERSOANEI VIZATE. RESPONSABILUL CU PROTECTIA DATELOR

Pentru exercitarea oricăruia dintre drepturile menționate, ne poți contacta prin email la adresa legaloffice@digitalnation.ro. 

Vom lua toate măsurile rezonabile pentru a răspunde solicitării tale în termenul legal de o lună.

Pentru cereri complexe, termenul poate fi prelungit cu maximum două luni, caz în care vei fi informat în prealabil.

În anumite situații, dacă nu te putem identifica suficient, îți putem solicita informații suplimentare referitor la identitate. Dacă refuzi să le furnizezi, nu suntem obligați să răspundem solicitării.

XI. MĂSURI DE SECURITATE

Depunem toate eforturile pentru a implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor tale, inclusiv:

• controlul accesului,
• politici interne de protecție a datelor,
• măsuri de securitate pentru servere și infrastructură,
• protocoale pentru detecția incidentelor,
• verificări periodice ale datelor păstrate.

Prelucrăm datele numai pe perioada necesară scopurilor pentru care au fost colectate, cu excepția cazurilor în care există obligații legale de păstrare pe perioade mai lungi. Datele care nu mai sunt necesare sunt fie eliminate in mod ireversibil, fie transformate în date anonime.

XII. INFORMAȚII, SOLICITĂRI ȘI RECLAMAȚII. RESPONSABILUL CU PROTECTIA DATELOR

Pentru exercitarea drepturilor sau pentru orice informații suplimentare si clarificări despre prelucrarea datelor personale poate fi contactat in mod direct Responsabilul cu Protecția Datelor (DPO) desemnat de ADC printr-un email la adresa dpo@battlegroup.ro. 

Vom răspunde solicitărilor tale în termenul legal prevăzut, gratuit, cu excepția cazului în care cererea este excesivă, repetitivă sau nefondată.

In cazul in care vei considera ca modalitatea noastră de soluționare a solicitării tale nu este satisfăcătoare, ai dreptul de a te adresa ANSPDCP sau instanțelor de judecată.

XIII. MODIFICAREA POLITICII PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Prezenta Politică poate fi modificată în orice moment de ADC.

Modalitatea de prelucrare a datelor va fi întotdeauna cea prevăzută în ultima versiune a Politicii, disponibilă utilizatorilor.

Putem transmite notificări privind actualizări ale Politicii, atunci când acestea sunt relevante sau obligatorii pentru utilizator.